侯马市 科学动态管理门牌编码档案
王江坤
门牌号码代表着家家户户的详细具体地址，一方面是民政部门实施公共管理的一项基础工作，对单位、企业、住宅进行门牌编码后便于政府管理；另一方面对于百姓而言在生活中的许多方面也发挥着积极作用，如日常交往、邮政通信、紧急救援、户籍管理、城市规划建设等。
自从全国开展门牌编码工作以来，许多城市都进行了门牌编码，但是档案如何有效管理往往成为一个问题。有的纸制档案历经多人之手涂写更改现象严重，有的纸质平面图上建筑物拆迁后原处很难再画新的建筑物，有的档案存放杂乱没有一定的排序……侯马市民政局在多年的工作中形成了一套行之有效的门牌编码档案管理流程，接下来与大家分享。
一、绘制平面草图，科学精准编码
侯马市的城市门牌编码工作从2003年开始，制订了侯马市城市门牌编码办法，各社区先绘制本辖区建筑物的平面草图，把街、路、巷、单位、小区、企业等都标清。低层建筑物一般用方框画出，高层楼房需要画出单元、层数、户数。民政局地名管理部门工作人员进行编码，在草图上一户一户编出门牌号码。在编码过程中实行一体化，统一规则编码，按照社区划分为单位，一个社区一个社区地编号。从街路巷起点开始，由小到大按先编沿街单位、门店、院子的门牌号码，再编院内楼（平）房号，后编单元、户号的程序进行，向辐射方向逐门编号。实行奇偶双轨编号，西北为单号，东南为双号。对于一些空地要预留号，保障以后新建建筑物有号段可用。相邻社区之间也有衔接，上一个社区的同条街路的尾号与下一个社区的同条街路的起始号相连。单位、企业的具体地址为xx街xx号，住宅的具体地址为xx街xx巷xx胡同xx号、xx街xx号xx小区xx号楼xx单元xx号。
农村门牌编码工作从2006年开始，有的农村属于城中村，与城市交织在一起，有的农村远离城市，情况复杂。我们多次与各乡、办、村的负责人沟通， 针对农村各村的情况区分编码。各村先绘制建筑物的平面草图后，民政局地名管理部门工作人员再针对不同情况进行门牌编码。
1. 城中村。对于一些城市与农村交织在一起的情况，参照城市编码办法，以城市内的街、路、巷所编的号码为基础，向下延伸。具体地址为xx街xx巷xx胡同xx号。
2. 远离城市的村。有的农村建设比较早，缺乏科学规划，房屋布局杂乱，很难以街路巷带号的方法编码，针对这种情况，我们确定进村的主要村口为起点，以村内的主要街路划分为区，然后按分区方法进行编码，有空地预留编号。以全村户数为基数，从1开始编，有多少户就有多少号，数字不重不漏，如一区1号至100号、二区101号至200号。 具体地址为xx乡xx村xx区xx号。
二、电脑仿真绘图，实际位置一致
纸质平面草图绘制及门牌编码后，往往有新加的户或者变动的户，在纸质图上修改多次后显得比较乱，我们尝试制作电子版平面图，经过几种软件对比后，选择CAD软件制图。为什么用CAD软件制作呢？因为CAD它是一个可视化的绘图软件，许多命令和操作可以通过菜单选项和工具按钮等多种方式实现。而且具有丰富的绘图和绘图辅助功能，尤其绘制建筑图时，可以按照实物比例方便地画出平面图。工作人员只要会操作办公软件，大多经过简单学习即可操作，使用方便。在电脑上开始绘图时，一个社区（村）建立一幅CAD图。先把社区（村）的街路巷画出，再画房屋建筑物，尺寸大小按照土地证的数据比例画出四至范围，单位、院子以方框表示，楼房以1栋为单位，画单元、层数，每个单元每层有几户标几户。再把门牌编码一一标上，单位、企业、院子型住宅等把名称或者户主姓名及门牌编码都标在各自的方框内，单位、企业、小区的大门处标入口，院子型住宅开门的位置在方框处打开缺口表示，这样以后可以方便地在CAD图上看出从哪儿进入建筑物。楼房住宅由于密集，只标门牌编码。在大面积的基础工作完成后，有新小区建成后可以添加到所属社区（村）的CAD图，在编门牌号时可以在图上测出与相邻建筑物或者空地的距离，判断空多少号，再编多少号。有的片区进行拆迁重建也可以重新添加新的规划布局图，从而实现动态更新管理。这样一来，各社区（村）都有CAD住址平面图，打开后街路巷、单位、企业及住宅的布局、编号显示得清清楚楚，便于精准查找，也便于修改。
三、建立电子表格，详细具体到户
建立Excel表格档案，以社区（村）为单位，一个社区（村）一个表格档案，表头为门牌档案号、户主姓名(或单位名称)、联系电话、门牌类别、邮政编码、详细住址、备注。
1. 门牌档案号就是所有单位、企业、住宅按照一定排序规则编的号，方面查阅。一般为九位数，如600600001，前二位代表街道、乡，第三四位代表社区、村，后五位代表家户（侯马市各社区、村没有超过99999户的所以为五位）。比如A街道编码10，B街道编码 20，C街道编码 30……H乡编码60，I乡编码70……A街道所辖甲、乙、丙社区编码为1001、1002、1003等，A街道甲社区的第一户居民编码为100100001。所以根据每个单位、企业、住宅的门牌档案号可以方便地辨别出属于哪个街道（乡）哪个社区（村）。
2. 户主姓名(或单位名称)登记户主 的名称或者单位的名称。此项工作在建立档案初期以社区、村提供的户主姓名、单位名称数据登记，对于日后的新增户在登记时候严格查看居民的户口簿、房产证，单位的法人登记证，企业的营业执照等有效证件并留存复印件存档。
3. 联系电话登记单位、企业或者户主的联系方式。如房屋户主变更，联系电话一起更新。
4. 门牌类别分为大门牌、中门牌、小门牌、户牌。大门牌适用于单位、企业、小区的大门等，中门牌适用于营业性的门店，小门牌适用于院子型住宅，户牌适用于楼房的家户。
5. 邮政编码为单位、企业、住宅所在区域的邮编。
6. 详细住址为门牌编码的具体地址。
7. 备注一般登记变更信息，如有的个人房子买卖，有的房子变为儿子等引起的户主信息变更，都在备注栏标明原户主xx，变更原因等。有的单位、企业名称发生变更，在备注栏注明原名称。另外部分房子拆迁也可以在备注栏标明拆迁字样。
四、装订纸质档案，方便管理查找
以社区（村）为单位装订纸质档案，一个社区（村）一本纸质档案。装订顺序从上到下依次为塑料透明封皮、纸质封皮（标明xx街道（乡）xx社区 （村）门牌编码档案）、门牌编码平面图、门牌号码登记表、底纸质封皮、底塑料透明封皮。所有纸质档案的封皮、纸张均为A3型号，打孔后用塑料夹条装订，方便拆装。有社区有新增小区时，把塑料夹条打开可以方便添加。在存放档案时，以街道、乡为单位，一个街道（乡）一节档案柜，社区（村）的档案摆放时按照门牌档案号的排序顺序。这样以后查找社区、村的档案非常方便。经过多年的努力，侯马市城市、农村基本所有的单位、企业、住宅等都有唯一精准的门牌号码，在日常交往中告知对方门牌号码，可以方便地找到。百姓在网上购物、点外卖时都可以准确留下自己的具体住址信息。尤其在农村，以前大家告诉别人地址时一般会说村南几胡同从东数第几家，说了很长的地址但是很模糊，让人不好找。现在农村家 家户户都有门牌编码，门口都钉有门牌标牌，告诉别人地址时只需说xx村xx区xx号，便可以精准、快捷地找到。同时精准的门牌编码也有利于紧急救援、户籍管理、城市规划建设等工作的开展。而且侯马市在办理户籍登记、不动产登记等证件手续时均以民政部门编制的门牌号码登记，实现了证件的地址统一管理。
门牌号码的有效编码、查询依赖于档案的科学管理，侯马市门牌编码档案实现电子、纸质科学动态管理，方便快捷查找，工作人员在办理业务时提升了效率，为百姓大大节省了时间。平时新增、变更门牌编码时，在电脑上把所属的社区（村）CAD图、exel表格中的信息进行添加和改动，同时把所属的社区（村）纸质档案中对应的信息更新，保持电子与纸质同步动态管理。如果某一社区（村）的纸质档案几年之后变动比较大，看情况可以再打印一份新的档案。此项工作开展后，不仅对于门牌编码工作提供了便捷，而且为第二次全国地名普查、国家地名数据信息库以及侯马市行政区划图与标准地名图的绘制都提供数据资料。地名管理是个系统性工作，包含地名规范、门牌编码、地名普查、数字地名等，而且各部分之间彼此相互联系，相互支撑，从地名公共服务工程建设、政区大典编纂到第二次全国地名普查、国家地名信息库建立等，每项专项工作都需要大量的基础性数据资料，我市在日后的工作中将积极探索更多的地名管理好经验、好方法，为我国的地名管理工作增砖添瓦！
（作者单位：山西省侯马市民政局）
